In molti, specie fra imprenditori e liberi professionisti, si fanno la domanda fatidica: come migliorare organizzazione e produttività? Come produrre di più, usando un tempo limitato e allo stesso tempo mantenendo (e se possibile aumetando) la qualità? Cosa non semplice, certo, specie se si portano avanti una serie di attività tutte ad alto tasso di complessità e che richiedono un’attenzione molto stringente. Ma non tutto è perduto perchè c’è un segreto che tutti noi conosciamo. Ma che, a volte, ci ostiniamo a non mettere in pratica.
Il grande nemico: l’improvvisazione
Prima di vedere qual è il segreto per migliorare organizzazione e produttività, vediamo qual è il grande nemico di questo obiettivo. Non ci perdiamo in chiacchiere e identifichiamolo subito, con nome e cognome: l’improvvisazione. Declinata su tempi e modi di lavoro. Improvvisare è pericoloso per chi produce e punta alla qualità, perchè non avendo chiari un percorso e una tabella di marcia (che sia quotidiana o settimanale) si rischia, in maniera classica, di voler fare tutto e di farlo (parzialmente) male.
Semplice, semplicissimo spiegare perché l’improvvisazione è nemica della produttività e dell’organizzazione: rende difficile ricordare le cose, dimenticando appuntamenti, scadenze e altri impegni importanti. E cosa si cela dietro a questi ritardi? Perdere opportunità e grandi occasioni.
In secondo luogo, non sapere cosa va fatto e quando, ci risulterà sempre molto difficile pianificare il nostro tempo in modo efficiente, con la conseguenza di un enorme spreco di risorse e di possibilità. In ultimo, ma non per importanza, l’improvvisazione rende difficile concentrarsi. Ed ecco che, in mancanza di certezze operative e di tempi, ci sentiamo facilmente sopraffatti e stressati. L’errore, qui, è dietro l’angolo.
Migliorare organizzazione e produttività: calendarizzare!
Eccoci qui, dopo un breve excursus su cosa non bisogna fare per aumentare organizzazione e produttività, a capire cosa invece occorre fare. Qual è il segreto per lavorare meglio e, paradossalmente, avere più tempo e di qualità per se stessi. La calendarizzazione (schedulare come dicono molti) è una scelta di enorme importanza, specie in determinati contesti. Ma perchè calendarizzare le attività? Perchè costruire un solido programma operativo che ci permetta di dare ad ogni task il suo tempo? Vediamo 5 punti grazie ai quali potremo capire meglio l’importanza della calendarizzazione:
- Calendarizzazione ci permette di non dimenticare appuntamenti e impegni.
- Calendarizzare significa pianificare le attività in modo efficiente, così da poter raggiungere gli obiettivi senza spreco di tempo.
- Avere un calendario ci permette di tenere traccia dei progressi e, in caso, modificare ciò che ci allontana dall’obiettivo.
- Calendarizzare significa spazio per collaborare con gli altri, incastrando i rispettivi impegni.
- Infine, calendarizzare è ridurre lo stress, grazie ad una visione d’insieme chiara ed efficace.
Calendarizzare le attività è un’abitudine semplice, se ci pensiamo, ma può avere un impatto assai significativo sulla propria vita non solo professionale ma anche e soprattutto personale. Migliorare organizzazione e produttività sarà solo uno dei benefici che si possono ottenere dalla scelta di dare un tempo ad ogni cosa.
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