Prima di vedere insieme come scrivere un comunicato stampa, dobbiamo fare alcune precisazioni. Necessarie al fine di comprendere che nonostante ci sia una modalità capace di soddisfare più o meno tutti gli ambiti, è sempre lo stile a fare la differenza.
Stile che necessariamente, questo va detto, è diverso da settore a settore. E che, teniamolo a mente, ricalca esattamente quel che il ricevente (il giornalista) ha in mente: un comunicato stampa aziendale non potrà (e non dovrà) mai avere la stessa forma di un comunicato stampa politico, per esempio.
Dopo aver fatto questa doverosa precisazione, andiamo a vedere come si scrive un comunicato stampa. La struttura, le dimensioni e il tone of voice.
Come scrivere un comunicato stampa: il titolo
Il titolo è decisivo. Da quello, che sia nel corpo di una mail o nell’oggetto (opzione consigliata), si deciderà oltre il 50% delle possibilità che un comunicato stampa sia di interesse e dunque aperto dal giornalista o ufficio media che lo riceve. Il titolo deve riflettere immediatamente l’oggetto, senza tergiversare.
Devo suggerire a chi legge esattamente qual è il grado di interesse che potrà avere nell’aprire la mail che gli ho inviato. Un titolo ben fatto e incisivo è gran parte del lavoro, perché cattura l’attenzione. E nell’era delle 50mila comunicazione ogni minuto, non è un dettaglio da sottovalutare.
Un titolo ben fatto può contenere dichiarazioni, se si tratta di persone, o la caratteristica più importante e interessante di un prodotto lanciato, o magari la data di una manifestazione molto attesa.
La struttura: importanza, visivamente
Una volta che avremo stimolato l’attenzione del giornalista ricevente, passiamo al secondo step della nostra mini-guida sul come scrivere un comunicato stampa. La struttura di un comunicato stampa è fondamentale perché ci permette di associare visivamente il giusto grado di importanza ai contenuti e ai protagonisti.
Il più delle volte, se ad esempio si tratta di dichiarazioni politiche o di un esponente aziendale, si usa suddividere in tre il contenuto:
- Prima parte della dichiarazione, di norma la più ‘esplosiva’. Sempre virgolettata in apertura e chiusura.
- Specifica di chi lancia la dichiarazione con la formula ”lo dichiara in una nota…” oppure ”così il presidente di…”
- Seconda parte della dichiarazione, più esplicativa e narrativa. Sempre virgolettata in apertura e chiusura.
In calce, di norma, i contatti a cui fare riferimento per eventuali richieste o approfondimenti oppure interviste.
Le dimensioni contano. Ma ”less is more”
Spesso viene chiesto: quanto deve essere lungo un comunicato stampa? Beh non c’è una risposta univoca per questa domanda. Tutto dipende da cosa si deve comunicare e se prendiamo ad esempio un nuovo prodotto, magari da lanciare, può essere buona norma allegare al comunicato stampa un link su cui far atterrare il giornalista.
Senza per forza inserire nel comunicato tutte le caratteristiche del prodotto ma solo quelle più accattivanti, così da stimolare una curiosità che vada oltre la lettura e magari spinga ad approfondimenti e interviste. Rimane comunque corretto non appesantire troppo un comunicato stampa, che un giornalista o un ufficio stampa potrebbe voler leggere velocemente.
Come scrivere un comunicato stampa: il ”tone of voice”
A chi ci rivolgiamo? Qual è il destinatario del nostro messaggio? Domande fondamentali se vogliamo utilizzare il giusto linguaggio e il giusto tono di voce nella nostra comunicazione. Non a caso usiamo il termine ”tone of voice”, mutuato dalla comunicazione social, perché nella sostanza l’individuazione delle ”personas” a cui ci rivolgiamo è simile.
Rivista di settore? Giornale generalista? Social? Corporate? Qualunque di questi ambiti dobbiamo toccare, è giusto sapere che ognuno ha le sue corde. La sua modalità di rispondere a determinate sollecitazioni e, soprattutto, ad un determinato registro lessicale. Per cui se dobbiamo parlare di un dispositivo tecnologico, ad esempio, dovremo usare molti termini tecnici.
Se invece siamo alle prese con un comunicato stampa istituzionale, il consiglio è sempre quello di privilegiare la comprensione di concetti in maniera semplice e diretta, così da agevolare magari la realizzazione di titoli o la veloce pubblicazione semplicemente incollando il contenuto.
Un esempio di comunicato stampa
Ecco quindi, alla fine della nostra miniguida (non esaustiva) sul come scrivere un comunicato stampa, un esempio che ci farà capire visivamente come può strutturarsi una nota stampa:
Tizio: ”Finalmente l’esempio di comunicato stampa. Avanti così”
”Finalmente riusciamo a leggere un esempio di comunicato stampa prodotto in maniera veloce ed efficace. Un’attesa che pareva infinita e che temevamo non si risolvesse nei tempi prestabiliti. Ora avanti con le prove pratiche”.
Così in una nota Tizio, presidente della XYZ, sul recente rilascio dell’esempio di comunicato stampa prima del lancio delle prove pratiche di scrittura di comunicati stampa.
“La produzione e il rilascio di esempi di comunicato stampa – spiega Tizio – è una pratica che andrebbe valorizzata e potenziata, così da far crescere consapevolezza dell’importanza dello strumento. Aziende come la nostra – prosegue – fanno questo lavoro quotidianamente e si nutrono dell’esperienza e di esempi come questo per crescere e raggiungere mete sempre nuove. Non possiamo non puntare su esempi di comunicato stampa come questo – conclude – per far sì che il mercato divenga un punto di riferimento per il nostro quadrante e per un intero settore merceologico”.
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